IP patent and contract administrator (m/f/d)

RESPONSIBILITIES

• Du bist Teil einer IP-Gruppe innerhalb der IP-Abteilung und bietest hochwertige administrative Unterstützung für die Verwaltung der Gent IP-Abteilung, die mit einem großen F&E-Standort verbunden ist und für IP-Patentberater arbeitet.
• Du unterstützt die IP-Verwaltung bei der Bearbeitung von Patentanmeldungen mit formalen Patentverfahren weltweit.
• Du unterstützt die Berater in der IP-Abteilung bei der Vorbereitung von Verträgen, organisierst Genehmigungsabläufe und Unterschriftsprozesse gemäß den geltenden Prozessen und hilfst bei der Pflege von Vertragsvorlagen.
• Du reichst Patentanmeldungen ein und bearbeitest eigenständig Fristen im Rahmen des Patentanmeldeverfahrens in unserer elektronischen Patentdatenbank.
• Du archivierst unterzeichnete Verträge in der Vertragsdatenbank, ergänzt die Datenbank mit relevanten Vertragsdaten, hältst die Datenbank auf dem neuesten Stand, unterstützt das Vertragsmanagement nach der Unterzeichnung und führst genaue Datenbanksuchen durch.
• Du unterstützt die Patentberater, indem du die verschiedenen Arbeitsabläufe überwachst und dabei die zeitgebundenen Patentfristen, wie bevorstehende PCT-, EP- und internationale Fristen, sorgfältig verfolgst, geleitet von den Patentadministratoren.
• Du organisierst und unterstützt digitale Informationsflüsse in der IP-Abteilung (Sharepoint, Teams etc.).
• Du bietest Sekretariatsunterstützung für die IP-Abteilung (Reiseunterstützung, Organisation von Meetings, Bearbeitung von Spesenanträgen etc.).
• Du konsultierst und arbeitest eng mit den IP-Kollegen von anderen BASF-Standorten zusammen.
• Du förderst kontinuierliches Lernen im Job und durch zusätzliche Schulungen aufgrund von Änderungen oder Innovationen in den verschiedenen Patentjurisdiktionen und der Einbindung digitaler Werkzeuge zur Weiterentwicklung der Prozesse.

QUALIFICATIONS

• Bachelor-Abschluss in Wirtschaft, Verwaltung, Recht oder digitalem Management.
• Eine vorherige administrative Erfahrung in der IP- oder Rechtsverwaltung ist von Vorteil.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Niederländisch ist von Vorteil.
• Du hast ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, um mit dem lokalen belgischen Team und den zentralen Diensten in der deutschen Zentrale zu interagieren.
• Du bist erfahren im Umgang mit MS Office-Programmen, die normalerweise für einen administrativen Job erforderlich sind (Erfahrung mit gängiger IP-Software wie Anaqua ist von Vorteil) oder bist bereit, diese Programme zu erlernen.
• Du zeigst Interesse an digitalen Technologien (Erfahrung mit PowerApps, PowerAutomate, Power BI ist von Vorteil).
• Du bist sehr genau, hast ein gutes Auge für Details und Präzision und bist gut organisiert und effizient.
• Du bist dynamisch, energiegeladen, lösungsorientiert und hast einen positiven Teamgeist und ein Verantwortungsbewusstsein.
• Du bist lernbegierig und entwicklungsbereit.

BENEFITS

• Verantwortung ab dem ersten Tag in einem herausfordernden, aber dynamischen Arbeitsumfeld und "on-the-job"-Training als Teil eines engagierten Teams.
• Wettbewerbsfähige Vergütung einschließlich attraktiver Vorteile.
• Entwicklungsgespräche und Programme, damit du dein volles Potenzial ausschöpfen kannst.
• Die Möglichkeit, sich in die Komplexität der Patentgewährungsverfahren zu vertiefen.
• Ein dynamisches Team mit begeisterten Kollegen.
• Onboarding, um dir einen schnellen Einstieg zu ermöglichen und sicherzustellen, dass du von Tag eins an Teil des BASF-Teams bist.
• Gesundheits- und Wellnessprogramme, um dir zu helfen, eine bessere Gesundheit und Work-Life-Balance zu erreichen.
• Eine gute Work-Life-Balance, bei der gelegentliches Arbeiten von zu Hause aus möglich ist.